Obowiązkowy adres do e-Doręczeń od 2025 roku - kogo dotyczy?

Od 1 stycznia 2025 roku część przedsiębiorców oraz przedstawiciele wybranych zawodów zaufania publicznego będą musieli korzystać z e-Doręczeń. Nowy system obejmie także większość instytucji publicznych, które od tego momentu będą zobowiązane do prowadzenia korespondencji w formie elektronicznej.

Czym są e-Doręczenia?

To cyfrowa alternatywa dla tradycyjnych listów poleconych. Korzystając z e-Doręczeń, przedsiębiorcy i instytucje mogą wymieniać się oficjalną korespondencją urzędową w sposób bezpieczny i zgodny z prawem, z zachowaniem potwierdzenia odbioru. System ma docelowo zastąpić zarówno papierowe listy, jak i komunikację poprzez ePUAP.

Adres e-Doręczeń stanowi oficjalny adres do kontaktu z urzędami. Po jego utworzeniu i dodaniu do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), wszystkie instytucje publiczne korzystające z e-Doręczeń będą przekazywać dokumenty wyłącznie drogą elektroniczną.

Kto musi posiadać adres do e-Doręczeń?

Obowiązek wdrożenia systemu e-Doręczeń dotyczy:

Przedsiębiorców wpisanych do CEIDG i KRS
Fundacji, stowarzyszeń oraz innych podmiotów niepublicznych zarejestrowanych w KRS
Przedstawicieli zawodów zaufania publicznego, takich jak:
- Adwokaci
- Radcowie prawni
- Doradcy podatkowi i restrukturyzacyjni
- Notariusze
- Rzecznicy patentowi

Od 2025 roku e-Doręczenia staną się również standardem dla urzędów centralnych, jednostek samorządu terytorialnego oraz instytucji takich jak ZUS i KRUS.

Docelowo, do października 2029 roku, obowiązek korzystania z tego systemu obejmie wszystkie podmioty publiczne, sądy, komorników oraz prokuraturę.

Jak uzyskać adres do e-Doręczeń?

Założenie adresu e-Doręczeń można przeprowadzić:

Poprzez Biznes.gov.pl, korzystając z e-usługi
Składając wniosek o wpis do CEIDG lub KRS (dla nowych firm)
Zmieniając wpis w rejestrze, jeśli działalność jest już zarejestrowana

Adres e-Doręczeń pozostaje stały, nawet w przypadku zmiany siedziby firmy. Podmioty korzystające z publicznego dostawcy e-Doręczeń (obecnie Poczty Polskiej S.A.) otrzymają dostęp do darmowej skrzynki w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.

Terminy dotyczące e-Doręczeń

Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:

firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, zakładają skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.

Uwaga! Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, mają obowiązek posługiwania się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.
Utworzenie adresu i skrzynki do e-Doręczeń może potrwać kilka dni.

Dlaczego warto wdrożyć e-Doręczenia?

System e-Doręczeń gwarantuje:

Pewność tożsamości nadawcy i odbiorcy
Ochronę poufności korespondencji
Niezmienność przesyłanych dokumentów
Możliwość śledzenia i potwierdzenia doręczenia
Automatyczny dostęp do korespondencji urzędowej