Od 1 stycznia 2025 roku część przedsiębiorców oraz przedstawiciele wybranych zawodów zaufania publicznego będą musieli korzystać z e-Doręczeń. Nowy system obejmie także większość instytucji publicznych, które od tego momentu będą zobowiązane do prowadzenia korespondencji w formie elektronicznej.
Czym są e-Doręczenia?
To cyfrowa alternatywa dla tradycyjnych listów poleconych. Korzystając z e-Doręczeń, przedsiębiorcy i instytucje mogą wymieniać się oficjalną korespondencją urzędową w sposób bezpieczny i zgodny z prawem, z zachowaniem potwierdzenia odbioru. System ma docelowo zastąpić zarówno papierowe listy, jak i komunikację poprzez ePUAP.
Adres e-Doręczeń stanowi oficjalny adres do kontaktu z urzędami. Po jego utworzeniu i dodaniu do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), wszystkie instytucje publiczne korzystające z e-Doręczeń będą przekazywać dokumenty wyłącznie drogą elektroniczną.
Kto musi posiadać adres do e-Doręczeń?
Obowiązek wdrożenia systemu e-Doręczeń dotyczy:
-
Przedsiębiorców wpisanych do CEIDG i KRS
-
Fundacji, stowarzyszeń oraz innych podmiotów niepublicznych zarejestrowanych w KRS
-
Przedstawicieli zawodów zaufania publicznego, takich jak:
-
Adwokaci
-
Radcowie prawni
-
Doradcy podatkowi i restrukturyzacyjni
-
Notariusze
-
Rzecznicy patentowi
-
Od 2025 roku e-Doręczenia staną się również standardem dla urzędów centralnych, jednostek samorządu terytorialnego oraz instytucji takich jak ZUS i KRUS.
Docelowo, do października 2029 roku, obowiązek korzystania z tego systemu obejmie wszystkie podmioty publiczne, sądy, komorników oraz prokuraturę.Jak uzyskać adres do e-Doręczeń?
Założenie adresu e-Doręczeń można przeprowadzić:
-
Poprzez Biznes.gov.pl, korzystając z e-usługi
-
Składając wniosek o wpis do CEIDG lub KRS (dla nowych firm)
-
Zmieniając wpis w rejestrze, jeśli działalność jest już zarejestrowana
Adres e-Doręczeń pozostaje stały, nawet w przypadku zmiany siedziby firmy. Podmioty korzystające z publicznego dostawcy e-Doręczeń (obecnie Poczty Polskiej S.A.) otrzymają dostęp do darmowej skrzynki w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.
Terminy dotyczące e-Doręczeń
Termin na wdrożenie e-Doręczeń, zależy od daty rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:
-
firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, zakładają skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
-
firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
-
firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.
Uwaga! Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, mają obowiązek posługiwania się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku.
Utworzenie adresu i skrzynki do e-Doręczeń może potrwać kilka dni.Dlaczego warto wdrożyć e-Doręczenia?
System e-Doręczeń gwarantuje:
-
Pewność tożsamości nadawcy i odbiorcy
-
Ochronę poufności korespondencji
-
Niezmienność przesyłanych dokumentów
-
Możliwość śledzenia i potwierdzenia doręczenia
-
Automatyczny dostęp do korespondencji urzędowej